Wofür nützt eine Pendenzenliste?

Diese hilft Deine Arbeit SCHNELL zu strukturieren (1 Minute täglich)
Schneller Überblick über das, was TÄGLICH erledigt werden soll
FOKUS auf das Wichtige/RELEVANTE wird geschärft
Diese hilft eigenen STRESS zu reduzieren
Entlastung durch EINFACHE Struktur
Abarbeiten ohne aufzuschieben / ohne Ablenkung!

Vorgehen zur Erstellung einer Pendenzenliste

1.Klarheit schaffen: Was ist Dir bewusst und was beschäftigt Dich noch unbewusst? (Ziel: Jegliche Ablenkung eliminieren!)
2.ALLES (Ideen und unerledigte Aufgaben) auf ein Blatt Papier aufschreiben oder „digital“: Entlastet Dein Verstand/Gehirn sich alles merken zu müssen. Dein Verstand/Gehirn sich alles merken zu müssen. Alltags-Vergleich: Compi mit x geöffneten Programmen > „langsamer“ Compi !!!
3.Aufgaben strukturieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es gibt einen Unterschied! Nichts Dringliches & Wichtiges nicht bearbeiten oder sofort erledigt, da sich eventuell vielleicht von selbst erledigt?
4.Idee: „Mentaler Zeithorizont“, d.h. „Alles“ ist gut erkennbar/klar/überblickbar bis zum Horizont! Alles was dahinter kommt, kann man nicht erkennen. Gilt auch für rückwärts! Beispiel: „Was habe ich vor x Tagen gegessen“ ist anders als: „Was habe ich gestern gegessen“?
5.Unterscheiden zwischen dem, was überblickbar und das was nicht überblickbar, da zu weit weg (hinter dem Horizont)
6.Überlegen, welche Aufgaben in den nächsten 7-10Tagen erledigt werden können, da sie überblickbar sind. Das ist der mentale Zeithorizont. Wir glauben, dass diese Aufgaben am Wichtigsten sind und es danach einfacher wird, da wir die Aufgaben die danach kommen (wie in einem Nebel) JETZT nicht sehen können! Deshalb stressen uns diese Aufgaben auch (noch) nicht. Diese Verständnis von diesem Fehler im Gehirnkonstrukt ist essentiell!

Die klassische To Do Liste listet ziemlich viele Punkte einfach auf und überfordert dann! Man muss diese immer wieder durchgehen, schon das kostet extrem viel Zeit! Die meisten Punkte darin muss man nicht einmal anschauen, weil diese Aufgabe derzeit nicht relevant/terminiert/fällig! Es macht keinen Sinn eine lange Liste zu führen!

 

  • LÖSUNG:  1.Schritt „kritische Aufgabe heute“ mit KLARER DEADLINE und „Aufgaben hinter dem Horizont“ definieren! Keine fiktiven Deadlines setzen (man kann sich nicht selbst täuschen!) Man kann dann auch überprüfen (Feierabendtest):

    „Würde ich heim gehen, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wäre?“

    Wenn man nicht nach Hause gehen würde, dann ist die Aufgabe in Kategorie „kritische Aufgabe heute“ aufzulisten. Man darf keine Pendenzen in „kritische Aufgabe heute“ erfassen, wenn das nicht so ist. Sich nicht selbst unter Druck setzen und sich das Gefühl geben, man arbeite nur noch an Krisenherden, weil alles wichtig erscheint. Dies ist der Grund, wenn man die „klassische TO DO Liste“ aufgibt!

    Wiederhole: Eine Aufgabe ohne Deadline ist keine „kritische Aufgabe heute“!!!
    Nutzen: Aufgaben mit klar definierter Deadline werden auch nicht verpasst !!!!

  • LÖSUNG:  2.Schritt „mögliche Aufgaben heute“, d.h. Aufgaben die ich in den nächsten 7-10 Tagen erledigen MÖCHTE. Ich erkenne diese Aufgaben AUCH auf meinem mentalen Zeithorizont.
  • Jeden Tag richte ich IMMER erst den Fokus auf „kritische Aufgabe heute“ und danach, falls Zeit übrig bleibt, richtet sich mein Fokus auf „mögliche Aufgaben heute“, nicht umgekehrt!
  • Die „kritische Aufgabe heute“ sollten täglich ca 1 bis max 5 Stück sein, sonst machst Du etwas falsch in Kategorisierung. Max 20-25 Stück an „mögliche Aufgaben heute“ listen.

    ERST BEARBEITEST DU DIE „KRITISCHE AUFGABEN HEUTE“,
    DANN WIDMEST DU DICH DEN „MÖGLICHEN AUFGABEN HEUTE“.

  • LÖSUNG:  3.Schritt „Aufgaben über dem Horizont“, d.h. Aufgaben die in 2-5 Wochen relevant werden. Die Aufgabe ist noch unscharf, bestenfalls erledigt sich die eine oder andere Pendenz von selbst. Hier steht der Rest, unbegrenzt. Diese Aufgaben stressen Dich nicht!  Das ergibt die 2 A4 Seite. Diese Auflistung wird nur 1x wöchentlich kontrolliert und bearbeitet. Es macht keinen Sinn diese auf Seite 1 zu nehmen und ich lese diese immer wieder durch und es kostet mich nur Zeit! Punkte die relevant werden, schiebt man in die Kategorie „mögliche Aufgaben heute“ oder „kritische Aufgabe heute“.


    FAZIT:

    Diese Unterscheidung bringt mit die Entlastung durch Struktur mit überschaubaren Aufgaben. Die Auflistung ist gekürzt mit RELEVANTEN Themen, die mich wirklich weiter bringen (Mehrwert). Somit habe ich einen Fokus bestimmt, mein Gewissen ist beruhigt, ich weiss, dass nichts vergessen geht! Ich weiss was steht. Keine unendlich lange Liste mehr!

  • Bewirtschaftung: Neue Ideen/Pendenzen können leicht integriert werden, ohne den Fokus zu rauben!

    ZU VIELE EINTRÄGE AUF DEINER TO-DO-LISTE LENKEN DICH AB UND DU TENDIERST ZU DEN EINFACHEN AUFGABEN, ANSTATT DIE WIRKLICH WICHTIGEN AUFGABEN ABZUARBEITEN.

  • Tipp. Eat that frog / Kiss the frog.


    Wieso funktioniert die klassische TO DO LISTE nicht?

    WICHTIGE Aufgaben werden aufgeschoben, weil man sich „leichter“ vor relevanten Aufgaben, die komplex sind und viel Zeit benötigen, drücken kann. Stattdessen lässt man sich  lieber auf einfache unwichtige und nicht dringliche Aufgaben ein
    Infolge fängt die betroffene Person an zu „springen“ und am Ende verbleibt trotzdem der Druck (im Unterbewusstsein).
    Ebenso funktioniert die klassische Auflistung nicht, da sich die Tages- oder Wochenplanung durch Unvorhergesehenes komplett verschieben kann und damit überflüssig werden kann. Sie ist starr und kann nicht reagieren. Dann tritt Überforderung auf und man beginnt unkontrolliert zu „springen“ und wird dennoch nicht fertig – Unzufriedenheit. Ein absolutes NoGo, wenn man produktiv arbeiten möchte!
    Es macht keinen Sinn viele irrelevante Aufgaben zu erledigen, die sich eventuell sogar von selbst lösen würden und die Terminfenster andauernd auch in der Agenda hin und her zu schieben (reagieren).

 

Das Eisenhower Prinzip

Muss kurzfristig eine Pendenzenliste erstellt werden, empfiehlt sich das Eisenhower Prinzip anzuwenden. Nach diesem Prinzip lässt sich jede Aufgabe in eine der vier folgenden Kategorien einstufen:

 

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Download

Pendenzenlisten

BEISPIEL: kurzfristige Pendenzenliste (PDF, 126 KB)

VORLAGE: kurzfristige Pendenzenliste (DOCX, 66 KB)


BEISPIEL: Pendenzenliste (PDF, 132 KB)

VORLAGE: Pendenzenliste (XLS, 262 KB)

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