8 Tipps für die erfolgreiche Team-Sitzung
- Führe die Teamsitzung regelmässig durch mit einem klar kommunizierten Termin. Die Frequenz kann variieren von 1mal die Woche bis 1mal im Monat. Ich empfehle 1mal wöchentlich. Je nach Situation „darf“ eine Team-Besprechung auch mal ganz kurz ausfallen.
- Lege im Team die sinnvolle Regeln fest. Es lohnt sich dabei „offen“ zu bleiben für Themen, die sich im Gespräch ergeben und umgekehrt auch „geplante“ Themen entfallen zu lassen, sofern die Situation dies zulässt.
- Lege vorher die Besprechungsthemen fest. Auf diese Art hat jeder Teilnehmer die Chance sich entsprechend vorzubereiten. Du kannst auch eine Agenda bzw. Traktandenliste zusammenstellen, die sich bei jeder Team-Sitzung wiederholt. Eine Vorlage findet Du unten im Download-Bereich.
- Nur Team-relevante Themen besprechen, d.h. die Themen betreffen auch alle Team-Mitglieder. Sollte sich ein bilaterales Thema aus einer Team-Sitzung ergeben, dann lege einen Besprechungstermin mit den Betroffenen fest.
- Eine Person übernimmt die Moderation dieser Sitzung. Meist ist dies der Projekt- bzw. Teamleiter. Denkbar ist, dass auch ein weiteres Team-Mitglied diese Aufgabe übernimmt.
- Als Moderator hast Du es in der Hand, die Teilnehmer mit den entsprechenden Fragen zu „aktivieren“. Vermeide das sture Abarbeiten der Agenda – das langweilt die meisten.
- Schliesse die Team-Sitzung positiv ab.
- Die Besprechungs-Ergebnisse solltest Du in Kurzform festhalten. Dann kann sich jeder darauf beziehen und kann bei Bedarf oder im Zweifel nochmals inhaltlich nachschauen. Du kannst die Inhalte direkt per Mail machen oder auch die Vorlage im Download-Bereich ausdrucken und mit Deinen handschriftlichen Notizen dann als Scan oder Kopie verteilen.
Was nützt Dir eine Team-Besprechung ?
- Mit diesem Zeitfenster für das Team wird eine Wertschätzung zum Ausdruck gebracht.
- Die Schnittstellen im Projekt werden im Team besprochen und geklärt.
- Unklarheiten, Missverständnisse und Gerüchte können schnell aufgeklärt werden.
- Eine Klarheit im Team entsteht durch den Informationsaustausch und alle sind à jour.
- Die Motivation im Team wird gesteigert und die Kräfte gebündelt für die Zielerreichung.
- Der Projekterfolg wird durch den Abstimmungsprozess gesteigert.
- Ein gut funktionierendes Team arbeitet wirtschaftlich und spart Geld im Unternehmen.
Download
Team-Sitzung
BEISPIEL: Team-Sitzung (PDF, 362 KB)
VORLAGE: Team-Sitzung (DOCX, 54 KB)
