Das Erstgespräch mit dem Auftraggeber

Bereits beim Erstgespräch mit dem potenziellen Auftraggeber ist eine strukturierte Kommunikation von grosser Bedeutung.

Der Planer hat im Rahmen seiner Auftragsbeschaffung die Chance, den Bau-Laien von Anfang an „spüren“ zu lassen, dass er das zukünftige Projekt kompetent und souverän umsetzen kann – dies unter Berücksichtigung der Bauherrenwünsche.

Der Bau-Laien begegnet dem Architekten eventuell aufgrund fehlender Erfahrung in Unsicherheit und voller Befürchtungen. Dem typischen Klischee, der Planer sei prinzipiell nur an der Ästhetik des Gebäudes interessiert und weniger an dessen Funktionalität und Wirtschaftlichkeit kann er entgegenwirken, in dem er:

der Bauherrschaft aufmerksam zuhört

das Leistungsbild des Architekten erläutert

erklärt, welche Regeln im Umgang zwischen Architekt und Bauherren gelten

Interesse an den Bauherren-Bedürfnissen und Wünschen zeigt

unter Berücksichtigung der Bauherren-Bedürfnissen zielorientiert berät

die Bauherren-Bedürfnissen in einem Protokoll aufnimmt.

Für ein Erstgespräch-Protokoll sind bereits folgende Angaben von Bedeutung:

Adresse / Personalien

Grundstück / Topographie

Nutzung

Projektziele (Qualität/Termine/Kosten)

Nachhaltigkeit / Labels

Angaben zum Haushalt

Raumprogramm

Nicht verhandelbare Bauherren-Wünsche

Stakeholder (Interessengruppen), die bei der Planung mit zu berücksichtigen sind

Sonstige Wünsche und Inputs

Durch das Erstgespräch konnte sich der Architekt neben den Projektzielen (,,hard facts“) auch einen Eindruck über die „soft facts“ des Bau-Laien verschaffen: Zu welchem „BauherrenTyp“/Nachfragersegment er gehört, welches Architekturverständnis er hat und wie gut er der „Fachsprache“ folgen kann (Experten-Laien-Kommunikation).

Auf dieser Basis kann der Planer abschätzen, über welche Kommunikationskanäle er den privaten Bauherren erreichen kann. Ebenso wird er das Niveau seiner Fachsprache auf das (Wissens-) Niveau des Auftraggebers anpassen, um ihn gegenüber verständlich und nachvollziehbar zu sein.
Um dem privaten Bauherrn einen „ersten“ Überblick über den Projektierungsverlauf seines Bauvorhabens zu geben, wird ihm der Planungsablauf nach der SIA 102 (2003) erläutert. Auch das Wissen über das Netzwerk des Architekten zur Objektrealisierung interessiert den Bauherrn sehr. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich ein Schnittstellenpapier zu erstellen, in dem sämtliche Leistungen nach SIA 102 (2003) den einzelnen Verantwortungsbereichen des Bauherren, Architekten und dem Baumanagement bzw. Bauleitung zugewiesen werden. Die Zuständigkeiten für die zu erbringenden Leistungen werden somit auf jede Projektphase bezogen eindeutig einem der drei Funktionsbilder zugeordnet.

Das Erstgespräch mit einem potenziellen Bauherren sollte mit ca. 45 Minuten angesetzt werden mit folgender zeitlichen Gliederung:

3 Minuten	für die Begrüssung und das Bestimmen der Gesprächsziele
5 Minuten	für die Vorstellung Ihre Büros
15 Minuten	für die Präsentation des Projektkonzeptes
die verbleibende Zeit	ist für Rückfragen und dem gemeinsamen Gespräch vorbehalten.

Projektspezifisch sind in der Kommunikation oft eine Vielzahl an Stakeholder vor Ort mit zu berücksichtigen, die den Projektverlauf beeinflussen könnten.
Beispiel: Über die Erschliessungsstrasse für den Neubau werden fünf angrenzende Wohneinheiten im Bestand mit erschlossen und diese schafft somit Abhängigkeiten.

achte: Die Anforderungsstufe ist mit dem Auftraggeber vertraglich zu vereinbaren.