e-Mail richtig nutzen

Beliebt wurde das E-Mail wahrscheinlich in den 90er Jahren aufgrund des Prinzips der asynchronen Kommunikation.

DU SCHREIBST, WENN DU ZEIT HAST –
der Empfänger antwortet, wenn er Zeit hat…

Heute läuft es anders! Es wird erwartet, dass eine gelesene Nachricht sofort beantwortet wird. Die heutigen Apps forcieren diese Erwartung zusätzlich, in dem diese anzeigen, ob die Nachricht vom Empfänger gelesen wurde. Eine gelesene Nachricht ohne schnelle Antwort kann zu Interpretationen der Verhaltensweise führen.

Das „richtige“ Kommunikationsmittel für schnelle Antworten wäre in den meisten Fällen ein Telefonannruf.

e-Mail blockweise bearbeiten

Für das produktive Arbeiten empfiehlt es sich von sämtlichen Ablenkungen durch den Nachrichten-Eingang zu befreien! Hierzu können die optischen und akustischen Signale bei Handys und Computer-Programmen deaktiviert werden.

Statt den ganzen Tag auf eingehende e-Mails zu achten und zu reagieren, empfehle ich die Nachrichten blockweise zu berücksichtigen.

Handhabe e-Mails wie Deinen Briefkasten draussen.
Zum Briefkasten läufst Du auch nicht jeden Augenblick hin, oder?

Tipps für die e-Mail Bearbeitung

Lese e-Mails in Blockzeiten, z.B. 2-3 mal pro Tag – nicht mehr!
Beginne Deinen Tag nicht als Erstes mit dem Blick in Deinem Postfach, ausser es ist abgemacht und wirklich zwingend! So beginnst den Tag nicht damit, auf Andere zu reagieren und kannst nach Deinem Plan den Tag beginnen.
Nie eine e-Mail einfach „nur anschauen“ an und schliesse diese wieder.
Überlege Dir, was Du mit der e-Mail machst, nachdem Du sie gelesen hast!
LÖSCHEN:
Entscheide Du, ob die Nachricht gelöscht werden kann, z.B. da unwichtig oder hinfällig.
DELEGIEREN:
Entscheide Du, ob die Nachricht zur Erledigung an Dritte weitergeleitet werden kann.
AUTOMATISIEREN:
Entscheide Du, ob es sich bei dieser Nachricht um eine widerkehrende Situation handelt, d.h. kann mit einer automatisierten Handlung wie z.B. Standard-Antwort die e-Mail erledigt werden.
BEARBEITEN:
Entscheide Du, ob die Nachricht von Dir bearbeitet und deshalb als Pendenz bei Dir berücksichtigt werden muss.

Tipps wenn Du e-Mails schreibst

Prüfe Dich selbst: „Ist diese E-Mail wirklich notwendig?“
Wetten? Wenn Du weniger e-Mails sendest, erhälst Du auch weniger retour 😉

BETREFF: Die Wichtigkeit Deines Mais wird bereits anhand der Formulierung des Betreffs eingestuft ! Beachte folgende Inputs:

Schreibe immer einen Betreff. Mails ohne Betreff wirken nicht transparent und eher verdächtig!
Fasse den Inhalt im Betreff zusammen.
Benutze am Anfang Labels wie INFO, ANFRAG, BESTÄTIGUNG oder PROJEKT x
Formuliere den Betreff so prägnant, als ob es den Nachrichtentext unten nicht bräuchte. Lasse den Nachrichtentext unten weg, falls sich dieser wiederholen würde!
Benutze den Betreff nicht als Lockmittel. Der Betreff ist eine Infozeile keine Schlagzeile!
Kurz und Knapp formulieren, der Empfänger dankt es Dir.
Schreibe den Betreff erst am Schluss, d.h. wenn Du die Nachricht prägnant formulieren kannst!

Beispiele für den Betreff:

meine Erwartung	um was geht es genau ?	Aktion, wie weiter ?
Frage: ...	Artikel Nr. ...	Antwort erbeten bis ...
Entscheidung: ...	Projekt Nr. ...	Bitte um Rückruf: ...
zur Info: ...	Liegenschaft/Objekt ...	Aktion ...
Einladung: ...		ENDE / EOM (end of message)

So erfahren es auch die Anderen…

Bist Du nicht sicher, wie Deine Kollegen, Chefs oder Externe darauf reagieren, wenn Du nicht sofort antwortest? Nutze Deine Signatur und ergänze diese mit der Info, wann Du Deine e-Mails checkst. So informierst Du einerseits über Dein Vorgehen und die Erwartungshaltung des Senders relativiert sich. Wahrscheinlich erhälst Du bei wirklich wichtigen Themen immer noch einen Anruf.